Conform Regulamentului UE 679/ 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal, Organismul Intermediar Regional Vest (OIR VEST) este un operator de date. Datele de contact ale OIR VEST sunt: Clădirea United Business Center 1, Piața Consiliul Europei nr.2A, etajul 6, 300627, Timişoara, e-mail fsevest@oirposdru-vest.ro, Telefon (+40 256) 293 686.
CUM COLECTĂM/ PRELUCRĂM INFORMAȚII DESPRE DUMNEAVOASTRĂ
Pedurata existenței unui contract cu OIR VEST, pot fi prelucrateinformații de natură personală furnizate atât de persoana vizată cât şi de către alte persoane, pentru următoarele scopuri:
| Scop prelucrare | Categorii de persoane vizate |
| Realizarea/ eliberarea adeverinţelor de concedii medicale sau a altor tipuri de adeverinţe | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea concediilor de odihnă sau medicale | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea deciziilor conducerii OIR VEST sau ale DGPECU | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea declaraţiilor pe proprie răspundere sau de avere şi interese | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea ordinelor de deplasare şi a deconturilor de cheltuieli | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Realizarea unor rapoarte solicitate de autorităţi | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Dosare cereri concediu odihnă, concedii medicale, concedii speciale, cereri telemuncă | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Realizarea dosarelor necesare reprezentării OIR VEST în instanţe | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea pontajelor | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Evaluarea cererilor de finanţare pentru POCU 2014-2020 | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea adreselor de e-mail organizaţionale | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea condicilor de prezenţă | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea conexiunilor Open VPN | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea conturilor de acces în Active Directory sau la diferite aplicaţii (Arachne, MYSMIS, Sintec, Forexebug, Regista, Revisal) | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea copiilor carnetelor de muncă | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea CV-urilor | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea unor documente necesare desfăşurării activităţilor OIR VEST: cărţi identitate, cereri recuperare, cereri evenimente familiale deosebite etc. | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea documentelor primite de la alte instituţii, ştate funcţii, ordine ministere, plan formare profesională etc. | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea dosarelor cu avize MF cu sporuri de gestionare fonduri | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea dosarelor concurs promovare grad | – Funcţionari publici |
| Gestionarea dosarelor profesionale predate angajaţilor | – Funcţionari publici |
| Gestionarea echipamentelor ITC | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea fişelor de post | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea matricei de înlocuire personal | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea proceselor verbale | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea rapoartelor de evaluare profesională şi a situaţiei profesionale | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Gestionarea telefoanelor de serviciu | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Îndeplinirea obligaţiilor legate de Medicina muncii | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Realizarea ştatelor de plată a salariilor şi plata acestora | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Postarea declaraţiilor de avere şi interese pe site-ul instituţiei | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Realizarea raportului anual de audit | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Îndeplinirea obligaţiilor legate de Sănătatea şi Securitatea Muncii (SSM) | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Îndeplinirea obligaţiilor legate de Situaţiile de Urgenţă SU – PSI | – Personal contractual – Funcţionari publici |
| Realizarea instruirilor | – Personal contractual – Funcţionari publici |
CE CATEGORII DE INFORMAȚII PRELUCRĂM
În activităţile efectuate de OIR VEST sunt prelucrate date cu caracter personal din următoarele categorii:
- Identificare (nume și prenume, CNP, serie şi număr carte de identitate/ pașaport, număr marcă, semnătură ș.a.m.d.);
- Contact (adresă, telefon ș.a.m.d.);
- Informaţii demografice (data nașterii, locul nașterii, țara ș.a.m.d.);
- Informații personale (stare civilă, nume și prenume soţ/ soţie ș.a.m.d.);
- Informaţii financiare (salariu, beneficii, taxe, tranzacții financiare, proprietăți ș.a.m.d.);
- Informaţii profesionale (profesie, loc muncă, calificări ș.a.m.d.);
- Educaţie (liceu, facultate, specializare, diplome ș.a.m.d.);
- Informații privind sănătatea necesare pentru Medicina muncii sau pentru evaluarea capacităţii de muncă a angajatului;
- Informaţii activitate socială (religie);
- Informații trafic internet (website-uri accesate, ip-uri accesate ș.a.m.d.);
- Identificatori online (adresă e-mail, cont acces ș.a.m.d.).
Sunteţi obligat(ă) să furnizaţi aceste date cu caracter personal pentru îndeplinirea scopurilor menţionate anterior, iar refuzul furnizării acestor date poate conduce la dificultăţi în derularea contractului de muncă.
TEMEIUL JURIDIC AL PRELUCRĂRILOR DE DATE CU CARACTER PERSONAL
Informaţiile sunt prelucrate în mod legal în conformitate cu:
- Legea nr.188/ 1999 privind Statutul Funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordonanţa de Urgenţă nr. 57/ 2019 privind Codul administrativ;
- Legea-cadru nr. 153/ 2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice;
- HG nr. 286/ 2011 privind aprobarea Regulamentului-cadru privind stabilirea principiilor generale de ocupare a unui post vacant sau temporar vacant corespunzător funcțiilor contractuale din sectorul bugetar;
- Hotărârea nr. 583 din 22 iulie 2015 pentru aprobarea Planului naţional de cercetare-dezvoltare şi inovare pentru perioada 2015-2020 (PNCDI III);
- Legea nr. 399/ 2006 pentru aprobarea Ordonanței de urgentă a Guvernului nr. 158/ 2005 privind concediile şi indemnizaţiile de asigurări sociale de sănătate;
- Ordinului comun al MFP, MMFPSPV şi al MS privind Declaraţia 112 privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate;
- Legea nr. 227/ 2015, Codul fiscal;
- Legea nr. 82/ 1991, Legea contabilităţii (republicată), modificată și completată;
- Legea nr. 176/ 2010 privind integritatea în exercitarea funcțiilor și demnităților publice;
- Legea nr. 319/ 2006 privind Securitătea şi Sănătătea în muncă;
- HG nr. 1425/ 2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii securității şi sănătății în muncă nr. 319/ 2006;
- HG nr. 123/ 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/ 2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public;
Din punct de vedere al Regulamentul UE 679/ 2016, prelucrarea datelor cu caracter personal îndeplinește unul din următoarele criterii:
| Descriere prelucrare | Criteriu GDPR, Articolele 6(1) şi 9(2) |
| Prelucrarea datelor angajaţilor necesară pentru îndeplinirea condițiilor contractuale dintre OIR VEST şi angajaţi. | Art.6(1)b, pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate, înainte de încheierea unui contract |
| Prelucrarea datelor angajaţilor necesară pentru îndeplinirea obligațiilor legale ale OIR VEST. Transmiterea anumitor informații instituțiilor statului. Solicitarea declarațiilor de avere şi de interese și afișarea acestora pe site-ul OIR VEST. | Art.6(1)c, “prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligaţii legale care îi revine operatorului” |
| Prelucrarea datelor sensibile legate de Medicina muncii sau de evaluarea capacităţii de muncă a angajatului. | Art.9(2)h, date legate de Medicina muncii sau de evaluarea capacităţii de muncă a angajatului |
| Prelucrarea religiei angajaţilor în vederea acordării unor zile libere pentru sărbătorile religioase anuale. | Art.9(2)a, “persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal” |
| Monitorizarea accesului şi asigurarea siguranței și securității sistemelor informatice ale instituției. | Art.6(1)f, “prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terţă” |
CATEGORIILE DE DESTINATARI AI DATELOR CU CARACTER PERSONAL
În măsura permisă de legislaţia privind protecţia datelor, pentru a ne îndeplini obligaţiile contractuale și legale, putem transmite datele dumneavoastră personale unor autorităţi naţionale, agenţii, autorităţi de supraveghere sau altor furnizori de servicii. Vom indica în mod clar fiecare destinatar de date dacă acesta este cunoscut în momentul iniţierii prelucrării.
În acest moment, destinatarii informaţiilor cu caracter personal sunt:
- Ministerul Fondurilor Europene;
- Instituţii publice și agenţii: Curtea de Conturi, Poliţia Română, instanțe de judecată, ITM, ANAF, CJAS ș.a.m.d.;
- Instituţii bancare: BCR, BRD, ING Bank, Raiffeisen Bank, Banca Transilvania,Unicredit Bank, First Bank (Piraeus Bank);
- Instituţii medicale: Policlinica Profilaxis;
- Colaboratori ai OIR VEST: Net Tech S.R.L., Orange Romania, PPU Work Safety S.R.L., Romcapital S.A., Sintec, Telekom, Training Designers S.R.L., Zitec Com S.R.L., M – PROFILAXIS SRL, UNITED BUSINESS CENTER 1 TIMIȘOARA S.R.L, SOBIS SOLUTIONS SRL, ș.a.m.d.
CUM PROTEJĂM INFORMAȚIILE CONFIDENȚIALE COLECTATE
Informaţiile colectate despre dumneavoastră sunt păstrate în formă olografă, letrică și/ sau în formă electronică. Ne asigurăm că informaţiile pe care le deținem sunt păstrate în locaţii sigure, cu un nivel de securitate adecvat și cu acces permis doar personalului autorizat.
Ȋn cazul în care folosim persoane împuternicite iar datele prelucrate de acestea identifică sau ar putea identifica o persoană, ne asigurăm contractual sau prin acorduri că acestea implementează măsuri tehnice și organizatorice de protecţie a datelor.
LOCAȚIA DE STOCARE ȘI DURATA DE STOCARE
Datele cu caracter personal colectate sunt stocate în spaţii și/ sau pe echipamente situate în cadrul OIR VEST sau folosind servicii de tip cloud oferite de subcontractanţi ai OIR VEST. Pentru perioade limitate de timp, datele pot fi stocate și la nivel local de către angajaţii OIR VEST, în documente electronice stocate pe diferite echipamente sau pe documente în format olograf sau letric. Durata de stocare pentru fiecare categorie de date cu caracter personal este în conformitate cu cerinţele legale, cu reglementările interne ale organizaţiei și cu cele mai bune practici din acest domeniu.
DREPTURI LEGATE DE PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Conform Regulamentului UE 679/ 2016, aveţi următoarele drepturi:
- dreptul la informare. Aveți dreptul să primiți informații despre cum și de ce prelucrăm datele dumneavoastră personale;
- dreptul de retragere a consimţământului, în cazul în care prelucrarea se bazează pe articolul 6(1)a sau pe articolul 9(2)a;
- dreptul de a obţine din partea OIR VEST o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care vă privesc şi, în caz afirmativ, acces la datele respective;
- dreptul de rectificare a datelor cu caracter personal care vă privesc;
- dreptul de ştergere a datelor cu caracter personal care vă privesc sau de restricţionare a prelucrării, sub rezerva anumitor excepții;
- dreptul la portabilitatea datelor, dacă prelucrarea se bazează pe consimţământ în temeiul articolului 6(1)a sau pe articolului 9(2)a sau pe un contract în temeiul articolului 6(1)b;
- dreptul de a vă opune prelucrărilor, sub rezerva anumitor excepții.
Dacă aveţi nemulţumiri legate de modul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, aveţi dreptul de a depune o plângere în faţa Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, www.dataprotection.ro.
Dacă doriţi să faceţi o solicitare în temeiul Regulamentului UE 679/ 2016, pentru a putea să vă răspundem într-un mod eficient, va trebui să ne furnizați identitatea dumneavoastră (nume complet, date identificare) și indicații privind informațiile pe care le solicitați.
MODIFICĂRI ALE INFORMĂRII PRIVIND CONFIDENŢIALITATEA DATELOR
Având în vedere posibilitatea identificării unor noi prelucrări de date de natură personală, faptul că legile privind protecţia datelor cu caracter personal și recomandările Autorităţii de supraveghere se schimbă și se îmbunătăţesc periodic, este posibil ca această informare privind confidenţialitatea datelor să se schimbe și ea. Ne rezervăm dreptul de a modifica în orice moment, din orice motiv și fară notificare acest document de informare. Orice modificare a informării privind confidenţialitatea va fi disponibilă pentru consultare la Resurse Umane și afișată pe site-ul OIR VEST.
ÎNTREBĂRI, NELĂMURIRI, RECLAMAŢII
Dacă aveţi întrebări cu privire la datele dumneavoastră personale, dacă doriţi să vă exercitaţi drepturile sau aveti nelămuriri sau reclamaţii legate de modul în care gestionăm datele cu caracter personal, vă rugăm să contactaţi Responsabilul cu Protecţia Datelor la adresa de e-mail dpo@oirposdru-vest.ro.
